הפקת כנסים – המורכבות שבתפקיד

התפקיד של הפקת כנסים הנו תפקיד אשר עבר התפתחויות שונות ומורכבות לאורך ההיסטוריה. פעם היה מדובר בתפקיד שהיה חלק מהעולם של משאבי אנוש או אפילו של מחלקת הדרכה אבל ככל שחברות נהיו גדולות יותר ומורכבות יותר התפקיד הפך להיות תפקיד בפני עצמו אשר ממלא ימי עבודה שלמים של מי שאחראי על הפקת כנסים משום שמדובר על עבודה מורכבת אשר דורשת הרבה הכנה מראש ותכנון שנתי משום שהפקת כנסים דורשת סנכרון של הרבה ספקים והרבה התארגנות אחרת הכנס לא יהיה מוצלח. הליך של הפקת כנסים מתחיל דווקא מהסוף – מה המטרה שבשבילה רוצי לערוך את הכנס, או אפילו יותר פשוט – מה יחשב כהצלחה מבחינת הכנס. אחרי שאנחנו מבינים מה המטרה שאנחנו רוצים להשיג בעקבות הכנס יהיה קל יותר להחליט איך רוצים לנהל אותו ומה רוצים לעשות במהלכו.

מאחר ואת מטרות הכנסים יש לקבוע מראש – מי שאחראי על הפקת כנסים בחברה קובע מראש פגישת הנהלה שבה מחליטים על אופי הכנסים לשנה הקרובה. אחרי שיש החלטה על אופי הכנסים לשנה הקרובה יש להכין טבלת אקסל אשר בכל טבלה יש רשימת תיוג של הפעולות שיש לעשות כאשר עוסקים בהפקת כנסים. יש רשימה ארוכה של ספקים שיש לדבר איתם על מנת שהכנס יהיה שלם ומלא. כך למשל ארגון של מקום, אוכל לכנס, תאורה, צלם, מרצים, הזמנות, דיילים שיסתובבו בכנס ועוד ועוד. כל גורם כזה דורש הכנה מראש ושריון בזמן.

לא סתם צריך מספר ספקים לכל אחד מהתחומים של הפקת כנסים על מנת שאם יש ספק אחד שלא ניתן לעבוד איתו יהיה אפשר לעבוד עם מישהו אחר. הכי חשוב שתמיד יהיו עוד אפשרויות לגיבוי אם יש מישהו אחד שהתקשורת איתו לא מסתדרת. אם יש מרצים אשר חייבים שיהיו באותה הרצאה או כנס אז מי שאחראי על הפקת כנסים דואג לשריין אותם מספיק זמן מראש על מנת לא לפספס. הפקה של כנסים מבוססת הרבה על הכנה מראש ואז רק הוצאה לפועל בזמן אמת ולכן יש חשיבות רבה לתכנון מדוקדק ומדויק של האירועים.